English 
Vietnamese Trong những năm gần đây, mô hình làm việc từ xa (remote working) đã thu hút được đông đảo sự chú ý đối với nhiều chuyên gia từ nhiều lĩnh vực khác nhau.
Việc di chuyển đến văn phòng truyền thống đang đứng trước nhiều thách thức khi ngày càng nhiều cá nhân và doanh nghiệp nhận ra những lợi ích hấp dẫn của làm việc từ xa. Thêm vào đó là tiến bộ khoa học cùng với xu hướng làm việc ngày một phát triển đã góp phần củng cố làn sóng này.
Đọc thêm: Bí quyết đảm bảo sự đa dạng và hoà nhập khi nhân viên làm việc từ xa?
Nội dung:
- Điều gì làm nên sức hấp dẫn của làm việc từ xa?
- Những chiến lược thu hút, tương tác, và duy trì làm việc nhóm từ xa
Điều gì làm nên sức hấp dẫn của làm việc từ xa?
Theo một nghiên cứu bởi Owl Labs1, 16% các doanh nghiệp trên toàn cầu đang vận hành từ xa hoàn toàn. Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng 59% người trả lời khẳng định rằng sẽ chọn những nhà tuyển dụng cho phép họ làm việc từ xa.
Một cuộc khảo sát được thực hiện bởi Viện Nghiên cứu Kinh tế Becker Friedman2, Đại học Chicago, cho biết khoảng 10.000 nhân viên tin tưởng tuyệt đối rằng làm việc tại nhà (working from home) vẫn sẽ hiệu quả.
Trong thực tế, Mercer3, một công ty tư vấn về nhân sự và phúc lợi làm việc, cũng đã xác nhận rằng nhiều nhân viên khẳng định hiệu suất khi làm việc từ xa thậm chí còn cao hơn làm việc ở văn phòng. Ngoài ra, một nghiên cứu từ Đại học Stanford4 nhận thấy việc cho phép nhân viên làm việc từ xa đã tăng 22% hiệu suất của họ.
Thật vậy, làm việc từ xa mang lại rất nhiều lợi ích cho nhân viên, như là tiết kiệm chi phí và thời gian di chuyển (trung bình 40 phút mỗi ngày)5; cho phép họ trao đổi công việc trực tuyến; những người phải chăm sóc gia đình có thể linh hoạt sắp xếp công việc;...
Bệnh cạnh đó, làm việc từ xa giúp các doanh nghiệp mở rộng mạng lưới nhân viên, tuyển dụng nhân tài dù ở bất cứ nơi nào. Các nhà tuyển dụng giờ đã có thể có cơ hội tiếp cận với những ứng viên ưu tú từ khắp nơi trên toàn thế giới mà không cần lo nghĩ về giới hạn địa lý. Mạng lưới nhân tài rộng lớn sẽ mang lại đa dạng quan điểm, kỹ năng lẫn kinh nghiệm cho công ty.
Cuối cùng, làm việc từ xa giúp nhân viên cân bằng thời gian giữa công việc và cuộc sống (work-life balance), cũng như đảm bảo sức khoẻ tốt hơn về cả thể chất lẫn tinh thần.
Đọc thêm: Bạn muốn một đội ngũ làm việc hiệu quả? Chỉ nỗ lực thôi vẫn chưa đủ
Những chiến lược thu hút, tương tác, và duy trì làm việc nhóm từ xa
Làm việc từ xa cho phép nhân viên linh hoạt điều chỉnh lịch trình, nhưng điều đó cũng trở thành một thách thức không nhỏ. Nếu quản lý thời gian không hiệu quả, hiệu suất làm việc sẽ giảm xuống, nhân viên làm việc từ xa sẽ trở nên chán nản với công việc, từ đó làm tăng tỷ lệ thôi việc.
Ngoài ra, sự tương tác giữa đồng nghiệp cũng có thể là một yếu tố bất lợi của làm việc từ xa. Nhân viên không xuất hiện ở văn phòng nên cũng sẽ không có những buổi ăn trưa hoặc cà phê cùng nhau, hay những buổi nói chuyện bất chợt nhằm giúp họ thực sự kết nối. Vì vậy, họ sẽ khó có thể cảm thấy mình thật sự thuộc về team hoặc doanh nghiệp đó, cũng như phát triển những mối quan hệ thân thiết, sâu sắc hơn với đồng nghiệp của mình.
Đọc thêm: Phát triển bền vững và tăng năng suất đội nhóm bắt đầu từ đây
Để có thể giải quyết vấn đề về thu hút, gắn kết, và giữ chân các thành viên làm việc từ xa, những nhà lãnh đạo và quản lý hãy cân nhắc 6 giải pháp sau đây nhé.
1. Tăng cường truyền thông nội bộ
Duy trì giao tiếp hiệu quả trong môi trường làm việc từ xa chắc chắn sẽ khó khăn hơn so với làm việc ở văn phòng vì chúng ta không thể gặp mặt nhau trực tiếp. Vì vậy, các doanh nghiệp nên ưu tiên việc duy trì liên lạc với nhau để gắn kết các nhóm làm việc từ xa.
Ví dụ, để chắc chắn rằng mọi người trong nhóm thống nhất ý kiến với nhau, tránh hiểu nhầm, và duy trì mạch làm việc hiệu quả, các tổ chức có thể tận dụng các nền tảng Zoom, Asana, GoToMeeting, Slack, hay Microsoft Office để xây dựng hệ thống quản lý dự án và giao tiếp. Tất cả các nhân viên nên cùng sử dụng chung một platform.
Đọc thêm: Vấn đề giao tiếp khi làm việc trong môi trường kỹ thuật số
Giao tiếp hiệu quả không chỉ dừng lại ở tương tác giữa các nhân viên, mà việc giao tiếp giữa công ty với các nhân viên cũng quan trọng không kém. Hãy luôn cập nhật thông tin về tiến độ dự án, các mục tiêu, và tin tức công ty cho các nhân viên từ xa để họ không cảm thấy lạc lõng hay chán nản.
2. Họp hiệu quả và biến điều đó thành một phần của văn hóa doanh nghiệp
Làm việc từ xa chắc chắn không thể thiếu những cuộc họp, nơi mang lại cơ hội liên lạc, cập nhật những thông tin về công ty, tiến độ và các dự án liên quan. Ngoài ra, các cuộc họp còn là nền tảng quan trọng để các thành viên trong nhóm từ xa tích cực gắn kết và tương tác với nhau, thúc đẩy sự kết nối và cộng tác.
Đọc thêm: 2 lý do khiến nhân viên gắn bó lâu dài với công ty
Tuy nhiên, các cuộc họp nên được coi trọng như một công cụ hiệu quả để tối ưu hóa hơn là một hoạt động đáng sợ mà ai cũng đều cố gắng tránh né. Nghiên cứu do Rogelberg công bố trong MIT Sloan Management Review6 cho thấy chỉ 50% thời gian các cuộc họp là thực sự hiệu quả, thú vị và được tận dụng tối đa.
Do đó, việc lên kế hoạch tổ chức các cuộc họp với mục tiêu được xác định rõ ràng và thời gian hợp lý là rất cần thiết, từ đó, người tổ chức cuộc họp mới có thể chuẩn bị đầy đủ, chỉn chu cho các bước tiếp theo và thu hút sự chú ý của những người tham gia.
- Thuyết trình: Nhiều buổi họp có thể chỉ là một buổi thuyết trình. Chỉ có một người nói và nội dung chủ yếu đã được bao gồm trong các slide. Vì vậy, những người tham gia nên cố gắng tập trung chú ý lắng nghe, không làm việc riêng hay gây tiếng động. Bạn có thể gửi trước bài thuyết trình để thu hút sự quan tâm cũng như để mọi người nắm trước nội dung. Hoặc bạn có thể ghi âm lại bài thuyết trình và đăng lên các kênh giao tiếp của công ty để đồng nghiệp của bạn có thể xem bất cứ khi nào họ thấy thuận tiện.
- Cập nhật trạng thái: Chúng ta không nên buộc mọi người dừng lại toàn bộ công việc chỉ để tham gia cuộc họp, vì chúng thường diễn ra khá là nhanh chóng và vào thẳng trọng tâm. Để tiết kiệm thời gian, hãy khuyến khích nhóm của bạn họp mặt hàng ngày trên kênh trao đổi của công ty. Những cuộc thảo luận sâu hơn có thể diễn ra trong kênh Slack riêng, giúp mọi người không phải tham gia một cuộc thảo luận chỉ cần hai người.
Đọc thêm: Khoảng cách khi 4 thế hệ trong cùng 1 công sở - Lợi thế hay Nguy cơ?
Ngoài ra, bạn nên xem xét một số yếu tố khác dưới đây để có một cuộc họp hiệu quả:
- Hãy giới hạn thời lượng cuộc họp dưới 1 giờ đồng hồ vì lúc này mức độ tập trung sẽ giảm dần. Việc rút ngắn thời lượng cuộc họp xuống còn 15, 20 hoặc 25 phút sẽ tạo áp lực vừa đủ, cải thiện sự tập trung cũng như năng suất.
- Xác định những người sẽ tham gia cuộc họp và dễ dàng đánh giá mức độ hiệu quả của cuộc họp thông qua việc đặt tên các đề mục của cuộc họp bằng các câu hỏi.
- Bật camera trong cuộc họp sẽ làm tăng sự tin cậy và giảm bớt sự mất tập trung. Hãy xác định xem bạn muốn nhân viên mở camera xuyên suốt buổi họp hay chỉ khi họ có điều muốn nói.
3. Tổ chức các hoạt động team-building
Vì đôi lúc làm việc từ xa sẽ mang lại cảm giác cô đơn, lạc lõng nên một chút không khí cộng đồng có thể tạo ra niềm vui trong những thời điểm khó khăn. Khi nhân viên thực sự hiểu được điểm mạnh của nhau, họ có thể cộng tác hiệu quả hơn và đạt được những kết quả đáng kinh ngạc.
Team-building đóng một vai trò quan trọng trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững chắc. Phát triển văn hóa doanh nghiệp là điều cần thiết để thiết lập niềm tin, thúc đẩy sự hợp tác và cải thiện giao tiếp trong tổ chức của bạn.
Đối với các nhóm làm việc từ xa, các hoạt động xây team-building mang lại nhiều giá trị hơn cả vì chúng gia tăng cơ hội các nhân viên tương tác và gắn kết với nhau ngoài giờ làm việc. Các hoạt động team-building trực tuyến như party, game, event ảo, những buổi chia sẻ, tâm sự, hoặc các buổi đọc sách, xem phim chung sẽ góp phần tạo cảm giác thân thiết và thúc đẩy mối quan hệ sâu sắc giữa các thành viên trong nhóm.
Bằng cách kết hợp đa dạng các hoạt động team-building và nuôi dưỡng văn hóa doanh nghiệp, các nhóm làm việc từ xa có thể vượt qua những thách thức về khoảng cách và cảm giác cô đơn, từ đó, không những nâng cao sự hài lòng của họ trong công việc mà còn cải thiện sự hợp tác, năng suất và hiệu quả làm việc.
Đọc thêm: Bí quyết đảm bảo sự đa dạng và hoà nhập khi nhân viên làm việc từ xa?
4. Góp ý mang tính xây dựng
Một trong những cách tốt nhất để tăng sự gắn kết với nhân viên là thu thập ý kiến hoặc feedback từ nhân viên từ xa. Những cơ hội này sẽ khiến họ cảm thấy được lắng nghe và tôn trọng.
Và hãy nhớ rằng, các nhân viên sẽ chỉ cảm thấy ý kiến của mình có giá trị và được lắng nghe khi bạn có những hành động để giải quyết vấn đề của họ hoặc nếu bạn không giải quyết, hãy đưa ra lý do chính đáng. Vì vậy, ngay sau khi có được các dữ liệu cần thiết, hãy nhanh chóng lên kế hoạch xem xét các phản hồi và thực hiện những hành động điều chỉnh cần thiết.
Đọc thêm: 5 dấu hiệu nhận biết người có trí tuệ cảm xúc (EI) cao nơi công sởTuy nhiên, feedback thường là những phản ứng khá tiêu cực, mọi người chỉ tập trung vào phê bình sai sót của người khác, và họ phải miễn cưỡng chấp nhận nó. Để có thể xây dựng văn hóa phát triển bền vững và học tập suốt đời giữa các nhân viên, một phương pháp tiếp cận hiệu quả hơn đó là áp dụng phương pháp đưa ra nhận xét với tư duy tiến bộ, feedforward.
Tại TRG International, chúng tôi áp dụng văn hóa feedforward. Ngược lại với văn hóa feedback mà hầu hết mọi người chỉ nói về những thứ trong quá khứ, văn hóa feedforward sẽ tạo cơ hội để bạn xác định, đánh giá các giải pháp cho các vấn đề ở hiện tại và những cách tiếp tục phát triển chúng trong tương lai. Qua đó, các nhận xét sẽ được đón nhận một cách tích cực hơn, đây là một phương pháp mà nhiều nhà lãnh đạo đã và đang sử dụng để thúc đẩy nhân sự làm việc tốt hơn mỗi ngày.
Với feedforward, mọi người sẽ cảm thấy thoải mái hơn là áp lực. Dù mục đích đằng sau việc feedback là gì thì những bình luận tiêu cực vẫn luôn không được đón nhận. Khi áp dụng giải pháp feedforward, nhân viên sẽ khám phá được nhiều điều khiến họ phát triển hơn, có được những trải nghiệm tích cực hơn.
5. Đảm bảo rằng nhân viên luôn được nhìn nhận và lắng nghe
Theo Deloitte7, một chương trình ghi nhận nhân viên (employee recognition program) có thể tăng mức độ tương tác, năng suất và hiệu quả làm việc của nhân viên từ xa lên đến 14%. Mọi người, kể cả nhân viên không làm việc trực tiếp tại văn phòng, đều xứng đáng được tuyên dương cho mọi đóng góp của họ.
Ví dụ, vào những ngày sinh nhật, bạn có thể gửi gift card qua email riêng cho nhân viên đó. Hoặc đăng bài lên recognition board về thành tích của các nhóm làm việc xuất sắc vượt chỉ tiêu, thậm chí còn có thể tổ chức một buổi tuyên dương sự cố gắng và thành tích này của họ. Những hành động này có thể rất đơn giản nhưng đều nhằm thể hiện sự quan tâm của các bạn dành cho nhau.
Hơn nữa, hãy đảm bảo rằng bạn luôn sẵn sàng online để giải quyết vấn đề cho họ. Chắc hẳn bạn sẽ không bao giờ muốn nhân viên của mình cảm thấy rằng họ không thể giao tiếp, đặt câu hỏi hay nói ra những lo lắng của họ với bạn. Khi một nhân viên tâm sự với bạn, hãy luôn cởi mở và sẵn sàng, thậm chí là tham gia một cuộc họp 1:1, hãy chăm chú lắng nghe và từ đó đưa ra những hành động kịp thời.
Đọc thêm: Bí quyết đảm bảo sự đa dạng và hoà nhập khi nhân viên làm việc từ xa?
Ngoài ra còn có nhiều cách khác để ghi nhận và đánh giá thành tích của nhân viên như:
- Thực hiện các cuộc khảo sát
- Đối xử với nhân viên làm việc từ xa như VIP trong văn phòng
- Điều chỉnh những lợi ích cụ thể cho nhân viên làm việc từ xa
6. Tạo cơ hội phát triển sự nghiệp
Một trong những động lực quan trọng nhất để thúc đẩy sự gắn kết và năng suất của những người làm việc từ xa chính là nỗi sợ không thể thăng tiến. Trên thực tế, 74% người lao động cho rằng họ sẽ không thể phát huy hết tiềm năng nếu các doanh nghiệp không hoạch định sẵn kế hoạch phát triển nghề nghiệp cho nhân viên8.
Những người lao động được truyền động lực để phát triển trong sự nghiệp và học hỏi những điều mới sẽ mang lại nhiều giá trị to lớn cho tổ chức, điển hình là nhân viên sẽ ở lại lâu hơn và tỷ lệ thôi việc luôn thấp hơn.
Đọc thêm: Thách thức thường gặp trong đào tạo & phát triển nhân viên
Để mang lại cho nhân viên của bạn những cơ hội trên, bạn có thể:
- Hỗ trợ nhân viên thiết kế lộ trình thăng tiến nghề nghiệp để họ có thể hình dung mình sẽ cống hiến cho tổ chức trong tương lai như thế nào.
- Xây dựng các chương trình đào tạo chuyên môn nhằm khuyến khích học tập suốt đời.
- Triển khai chương trình cố vấn trong đó các nhân viên cấp cao hỗ trợ chuyên môn cho các nhân viên cấp dưới thông qua các nền tảng trực tuyến.
- Đánh giá định kỳ các nhân viên cũng như khảo sát về mục tiêu học tập của họ.
Nhìn chung, tài sản lớn nhất của doanh nghiệp chính là tập thể đội ngũ nhân viên. Sự kết nối với những nhân viên làm việc từ xa sẽ thúc đẩy lòng trung thành của họ, điều này làm giảm tỷ lệ thôi việc, tạo ra nhiều thành tựu cho tổ chức cũng như thúc đẩy lợi nhuận.
Mặc dù gặp trở ngại về khoảng cách địa lý, những nhân viên làm việc từ xa, nếu được truyền động lực thường có khả năng cộng tác tốt hơn cũng như đưa ra những ý tưởng sáng tạo và duy trì ảnh hưởng tích cực đến văn hóa nơi làm việc. Do đó, một tập thể nhân viên từ xa gắn kết sẽ có tác động tích cực đến hiệu suất, lợi nhuận và danh tiếng của doanh nghiệp.
Trở thành một nhà lãnh đạo tốt đòi hỏi nhiều thứ hơn chỉ là trí tuệ cảm xúc để gắn kết, động viên và truyền cảm hứng cho các thành viên trong nhóm của bạn. Nếu không tìm hiểu kĩ về hành vi, sở thích cơ bản và động lực làm việc của họ thì việc quản lý một nhóm remote hoặc kể cả một nhóm trực tiếp sẽ trở nên rất khó lường và nặng nề.
Đọc thêm: Yếu tố lãnh đạo then chốt nào đang vô tình bị lãng quên?
Thông qua đánh giá giá trị tài năng bằng phép đo tâm lý, các doanh nghiệp có thể khám phá những khía cạnh tiềm ẩn trong hành vi của con người và có được những insight thúc đẩy hiệu suất làm việc cá nhân và làm việc nhóm. Để khám phá thêm các giải pháp quản lý nguồn nhân lực, hãy đăng ký nhận tư vấn từ TRG Talent ngay hôm nay!
Nguồn tham khảo:
1. Apollo Technical - STATISTICS ON REMOTE WORKERS THAT WILL SURPRISE YOU
2. Becker Friedman Institute - Key Economic Findings About COVID-19
3. Roy Maurer - Study finds productivity not deterred shift to remote work
5. NJIT - Benefits of Remote Work
6. Steven G. Rogelberg - The Surprising Science Behind Successful Remote Meetings
7. Valarie Daunt, Vicky Menzies - Recognition programmes - Are they important?
8. Jack Flynn - 35 KEY EMPLOYEE TRAINING AND DEVELOPMENT STATISTICS [2023]: DATA + TRENDS
